Dział Organizacyjno - Administracyjny

Do zakresu zadań podstawowych Działu Organizacyjno – Administracyjnego należy obsługa organizacyjna i administracyjna pracy PUP, a w szczególności:

1. Opracowywanie i uaktualnianie dokumentów związanych z działalnością PUP.
2. Prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem PUP.
3. Obsługa kancelaryjna urzędu.
4. Obsługa sekretariatu Dyrektora i Z- cy Dyrektora.
5. Gromadzenie i przechowywanie korespondencji Dyrektora.
6. Obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora.
7. Wprowadzanie danych do systemu informatycznego.
8. Odbiór i przesyłanie korespondencji drogą elektroniczną.
9. Tworzenie bazy danych statystycznych.
10. Przygotowywanie sprawozdań związanych z działalnością PUP.
11. Nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej.
12. Prowadzenie archiwum PUP.
13. Planowanie i realizacja kontroli wewnętrznej.
14. Prowadzenie rejestrów: kontroli zewnętrznych, zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli, rejestru skarg i wniosków wpływających od interesantów PUP.
15. Współpraca z koordynatorem Kontroli Zarządczej w zakresie jej funkcjonowania w PUP i tworzenia dokumentów z nią związanych.
16. Zapewnienie pracownikom PUP niezbędnych materiałów biurowych i wyposażenia.
17. Administrowanie majątkiem PUP.
18. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej najmowanych i użyczanych pomieszczeń.
19. Prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji i remontów siedziby PUP i Filii.
20. Dbanie o estetykę budynków PUP i ich otoczenia.
21. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej ochrony środowiska i gospodarki odpadami.
22. Prowadzenie książki obiektu budowlanego.
23. Prowadzenie i rozlicznie dokumentów dotyczących samochodów służbowych.
24. Współpraca z organami administracji rządowej, samorządowej.
25. Nadzór, koordynowanie i prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi.
26. Obsługa informatyczna PUP i Filii.
27. Projektowanie i nadzór nad funkcjonowaniem systemu obiegu informacji.
28. Administrowanie siecią komputerową i bazą danych.
29. Sporządzanie kopii bezpieczeństwa.
30. Planowanie wydatków informatycznych.
31. Obsługa Powiatowej Rady Rynku Pracy.
32. Zapewnienie obsługi informacyjnej w PUP, w tym codzienny serwis prasowy i przygotowywanie innych materiałów informacyjnych.
33. Współpraca z mediami.
34. Przygotowywanie, redagowanie i opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi informacji o działalności PUP.
35. Koordynowanie spraw związanych z promocją i prezentowaniem wizerunku PUP.
36. Koordynowanie procesu opracowywania i publikowania informacji na stronach internetowych PUP, w tym Biuletynu Informacji Publicznej oraz doradztwo komórkom organizacyjnym w tym zakresie.
37. Prowadzenie innych spraw będących w zakresie działania PUP wynikających z przepisów obowiązującego prawa.
38. Przestrzeganie procedur kontroli zarządczej, w tym zapewnienie realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w komórce organizacyjnej.
39. Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi PUP.